Supplier Compliance
הפסיקו לרדוף אחרי מסמכי ספקים.התחילו לנהל Supplier Compliance.
SafeVendor אוספת את מסמכי הספקים והקבלנים, מחלצת מהם את הנתונים המרכזיים ומסמנת מה חסר ומה עומד לפוג. התוצאה: פחות שעות עבודה ידנית, תיק ספק מסודר לכל ביקורת והאישור הסופי נשאר בידיים שלכם.
עובד לצד מערכת ה־ERP הקיימת. הטמעה בתוך ימים, לא חודשים.
הבעיה
מייל, אקסל ותיקיות משותפות
ברוב החברות הבינוניות תהליך קליטת ספק מתנהל בין תיבת המייל לגיליון אקסל. זה עובד עד שמישהו צריך לדעת מה בדיוק חסר.
- אין תמונת מצב אחת שמראה אילו מסמכים חסרים לכל ספק.
- מסמכים מגיעים בשמות, פורמטים ושפות שונות.
- עובדים בודקים ידנית שם, ח.פ. ותאריך תוקף בכל מסמך.
- תזכורות נשלחות ידנית לעיתים רק אחרי שהמסמך כבר פג.
- לא תמיד ברור מי אישר את הספק ועל סמך מה.
- כשעובד עוזב, הידע על התהליך הולך איתו.
התוצאה
פחות שעות עבודה, סדר קבוע ושקט תפעולי
המטרה אינה עוד מערכת. המטרה היא שהשאלה ”מה חסר לספק הזה?“ תיענה בפחות מדקה, ושאף אחד לא יגלה באיחור שמסמך פג.
החיסכון
שעות עבודה שחוזרות לצוות
איסוף מסמכים, בדיקה ידנית ותזכורות במייל הם עבודה חוזרת שנופלת על רכש, תפעול או כספים. המערכת מבצעת את האיסוף והבדיקה הראשונית, והצוות נכנס רק להחלטה.
- פחות מרדף ידני אחרי ספקים
- תזכורות אוטומטיות במקום מעקב אישי
- הקמה בתוך ימים, בלי פרויקט ארגוני
הסדר
תיק ספק אחד, לא עשרה מקומות
כל מסמך, סטטוס ותאריך תוקף יושבים במקום אחד לפי סוג הספק. כשעובד עוזב, התהליך והידע נשארים במערכת ולא הולכים איתו.
- רשימת מסמכים קבועה לכל סוג ספק
- תמונת מצב אחת לכל הספקים
- תיק ספק זמין בפחות מדקה
הביטחון
יודעים על מה חתמתם
לכל אישור נשמר תיעוד מלא: מי אישר, מתי, ועל סמך אילו מסמכים. כשמגיעה ביקורת פנימית או דרישה מלקוח, המידע כבר מסודר.
- Audit Trail מלא של הפעולות
- התראה על מסמך שעומד לפוג
- האישור הסופי תמיד אנושי
איך נראה פיילוט מוצלח
אלה היעדים שאנחנו מציבים לפיילוט ומודדים מולכם, לא הבטחות. המדדים המדויקים נקבעים יחד אתכם לפני ההתחלה.
- הפחתה בזמן הטיפול בספק
- 40%הפחתה בזמן הטיפול בספקיעד מינימלי לפיילוט
- לשליפת תיק ספק מלא
- פחות מדקהלשליפת תיק ספק מלאבמקום חיפוש במיילים
- לתמונת מצב ראשונה
- 14 יוםלתמונת מצב ראשונהמיפוי, הקמה וספקים ראשונים
איך זה עובד
ארבעה שלבים, בלי להחליף מערכות
מגדירים אילו מסמכים נדרשים
לפי סוג הספק - קבלן תחזוקה, ספק חומרי גלם, מוביל. כל סוג והרשימה שלו.
שולחים לספק קישור אישי
הספק ממלא פרטים ומעלה מסמכים. בלי הרשמה, בלי סיסמה, בלי התקנה.
המערכת קוראת ומסמנת
חילוץ שם, ח.פ. ותאריכי תוקף מהמסמך, וסימון חוסרים וחריגות מול הכללים שהגדרתם.
אתם מאשרים
ההחלטה הסופית אנושית תמיד - ומתועדת. המערכת מסייעת, לא מחליטה.
במה זה שונה
ממוקד בתהליך אחד, ועושה אותו טוב
SafeVendor אינה מערכת רכש ואינה ERP. היא שכבה אחת: מסמכי התאימות של הספקים והקבלנים שלכם.
Evidence First
לכל שדה שחולץ נשמר המקור שממנו נלקח, יחד עם ציון ביטחון. אפשר תמיד לבדוק מאיפה הגיע הנתון.
Human in the Loop
המערכת מסמנת ומציעה. האישור, הדחייה ובקשת ההשלמה נעשים על ידי אדם ונשמרים בתיעוד.
בלי להחליף ERP
נכנסת לצד המערכות הקיימות. אין פרויקט הסבה ואין תלות בצוות IT גדול.
עברית ומסמכים ישראליים
ממשק בעברית מלאה, כולל בדיקת ח.פ. ותמיכה בסוגי המסמכים המקובלים בישראל.
מתוך המערכת
כל חריגה מוצגת עם הנתון שמאחוריה
אלה מסכים אמיתיים מהמערכת. כשמסמך אינו עומד בכלל שהגדרתם, מוצג מה נמצא בפועל מול מה שנדרש - לא רק ”נכשל“.
התראה מציגה את הערך שנמצא במסמך לצד הערך הנדרש.
ההחלטה נשארת אנושית: אישור, בקשת השלמה או דחייה, והכול מתועד.
גם מהטלפון
ספקים רבים מצלמים מסמך בטלפון ושולחים משם. פורטל הספק עובד באותה צורה במסך קטן - אותה רשימת מסמכים, בלי הרשמה ובלי אפליקציה להתקין.
מה SafeVendor עושה
- מגדירה אילו מסמכים נדרשים לפי סוג ספק.
- אוספת מסמכים דרך קישור אישי לספק.
- מחלצת שדות מרכזיים ומסמנת חוסרים וחריגות.
- מרכזת ראיות ושומרת תיעוד מלא של האישורים.
מה היא לא עושה
- אינה מחליפה מערכת רכש, ERP או QMS.
- אינה מבצעת תשלומים ואינה מנהלת חשבוניות.
- אינה מעניקה אישור משפטי או רגולטורי.
- אינה מחליטה לבד שספק תקין - ההחלטה אנושית.
נתחיל משיחה קצרה על התהליך שלכם
שיחת היכרות של 20–30 דקות: נבין איך אתם עובדים היום, כמה זמן זה לוקח ומה אפשר לחסוך. בלי מצגת ובלי התחייבות.